個人情報の取扱いについて

（1） 個車情報付加サービス提供過程で取得する国土交通省の自動車登録情報
・サービス実施のため

（2） 自動車情報総合基盤システムのサービス提供過程で取得する国土交通省の自動車登録情報
・サービス実施のため

（3） スマート継続OSSシステム照会等代行サービス提供過程で取得する個人情報
・サービス実施のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

（4） 請求代行サービス提供過程で取得する個人情報
・サービス実施のため
・請求書等の発送のため

（5） 関連物品の販売過程で取得する個人情報
・商品、請求書の発送のため

（6） 当法人が行う各種行事等にご参加いただく方に関する個人情報
・各種行事に関する諸連絡や資料等送付のため

（7） お取引先に関する個人情報
・当法人からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（8） 当法人へ来訪される方に関する個人情報
・防犯・防災等のセキュリティ確保のため

（9） 当法人の役職員、退職者及び採用応募者に関する個人情報
・雇用及び人事管理、法令に基づく各種記録の保存及び採用選考のため

（10） 当法人へのお問い合わせ頂いた方に関する個人情報
・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

（1） スマート継続OSSシステム照会等代行サービス提供過程で取得する個人データ
・サービス実施のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

（2） 当法人が行う各種行事等にご参加いただく方に関する個人データ
・各種行事に関する諸連絡や資料等送付のため

（3） お取引先に関する個人データ
・当法人からの諸連絡、契約の履行等のため
・お取引先からのお問い合わせやご依頼での対応のため

（4） 当法人へ来訪される方に関する個人データ
・防犯・防災等のセキュリティ確保のため

（5） 当法人の役職員、退職者及び採用応募者に関する個人データ
・雇用及び人事管理、法令に基づく各種記録の保存及び採用選考のため

（6） 当法人へのお問い合わせ頂いた方に関する個人データ
・当該お問い合わせ内容の確認、回答のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

（7） 特定個人情報データ等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施

（1） 開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

（2） 開示等の求めに関するお手続き

• ①お申し出受付け後、当法人からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
• ②ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
• ③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当法人に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
• ④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

（3） 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

• ①代理人である事を証明する資料
  ＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
  本人の委任状（原本）
  ＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞　いずれかの写し
  戸籍謄本
  住民票（続柄の記載されたもの）
  その他法定代理権の確認ができる公的書類
  ＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞　いずれかの写し
  後見登記等に関する登記事項証明書
  その他法定代理権の確認ができる公的書類
• ②代理人様ご自身を証明する資料
  運転免許証
  パスポート
  健康保険の被保険者証
  （被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
  住民票

（4） 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき600円
（書面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

（1） 基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

（2） 個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

（3） 組織的安全管理措置

• ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
• ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

（4） 人的安全管理措置

• ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
• ②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

（5） 物理的安全管理措置

• ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
• ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

（6） 技術的安全管理措置

• ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
• ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。